28 dec

Afstemmen bij Samenwerken

In 7 stappen afstemmen en naar een goede samenwerking

 

Waarom afstemming zo belangrijk is bij samenwerken.

 

 

Na een week hard werken mocht in het verleden ook op zaterdag (zelfs extra) vroeg opstaan: mijn dochter had een krantenwijk, die op zaterdag wegens veel dikkere kranten én meer abonnees veel te groot was om in haar eentje te doen.  Dus ja, dan help ik haar maar een handje om er voor te zorgen dat de kranten op tijd in de brievenbussen liggen. Daar ben je, naar het schijnt, moeder voor.

Nog vóór zessen gingen we elke zaterdag gezellig samen op pad, om bij het depot de kranten te halen. En dan…?

 

Als je een bepaalde klus samendoet, moet er sprake van samenwerken. Anders gaat het niet goed komen. Het resultaat moet zijn dat alle klanten op tijd hun krant hebben. Dus dat is ons doel.

 

Ik weet zeker: u komt dat in uw bedrijf ook tegen. Iedereen heeft immers collega’s waarmee samengewerkt moet worden. Er moeten doelen gehaald; u wilt een bepaald resultaat zien, en uw klanten natuurlijk ook!

 

 

Maar wat is daarin nu belangrijk om die samenwerking goed te laten verlopen?

Hieronder volgen 7 stappen die u hierbij kunt (laten) hanteren, met een praktisch voorbeeld uit de bouwbranche. Maar ook in uw eigen branche zijn er zeker te weten goede voorbeelden te benoemen.

 

  1. Allereerst is het belangrijk, zeg maar gerust essentieel, dat iedereen weet wat het doel is. In ons geval: alle klanten moeten op tijd (en dat is vóór half acht) de goede krant ontvangen. Punt.

Dus zorg ervoor dat ook uw medewerkers weten wat moet er gebeuren, waar, op welke manier en vóór wanneer. Bv: ‘Vóór aanstaande  vrijdag moet al het tegelwerk er in liggen’.

  1. Ken de valkuilen: weet waar het spaak kan lopen. In de krantenwijk zijn er adressen waar 2 abonnementen zijn, of alleen op maandag en zaterdag, of een andere krant dan de (in onze wijk) meest gelezen PZC. Als er ergens een verkeerde krant wordt bezorgd, heeft ook iemand anders een verkeerde krant, omdat alles heel precies is uitgeteld. Kortom: een secuur werkje.

Geef met uw medewerkers extra aandacht aan momenten waar het risico van fouten groter is, en neem die samen door. Bv: ‘Let op: de klant wil in het hele huis dezelfde tegels van 40 bij 40, maar, maar in de badkamer en wc wil hij dezelfde soort in 30 bij 30 én schuin in een hoek van 45 graden gelegd hebben. Houd dat in de gaten’.

  1. Doe een voorstel voor de verdeling van de taken. ‘Als ik de even kant doe, doe jij dan de oneven kant?’ of ‘Mam, doe jij nummers 33, 39, 45 en 53?’ Als onderling niet afgestemd wordt wie welke taken gaat doen, dan kan het voorkomen dat er door diverse aannames mensen dezelfde taken gaan doen, of in het andere uiterste geval er juist taken blijven liggen. U begrijpt: daar blijft geld liggen.

Dus: wie verzorgt het tegelen van de bijkeuken, keuken, woonkamer, hal, toilet en de badkamer? En moeten er afspraken gemaakt worden om één en ander goed aan te laten sluiten?

  1. Het is zaak de afspraak even te herhalen. In het benoemde geval herhaalde ik: ‘Ja, ik doe nummers 33, 35 ….’ om genadeloos in de rede gevallen te worden. ‘Nee, mam’ zei dochterlief, ‘Négenendertig!’ Zorg altijd dat de afspraken bij beide (of indien van toepassing: meerdere) partijen bekend zijn.

Als u iemand een opdracht geeft, wees er zeker van dat die goed aangekomen en geïnterpreteerd is. Zo niet… u begrijpt het al…. dan is de kans veel groter dat het niet goed gaat komen, en inderdaad…. dat kost geld! In dit stadium checkt u of uw medewerkers precies weten wie welke ruimte gaat tegelen, evenals aanvullende afspraken. En houd vooral in de gaten dat Pietje weet dat hij in de badkamer andere tegels gebruikt én dat ze anders gelegd moeten worden (en niet Jantje in de keuken…).

  1. Bevestigen van afspraak; op het moment dat ik wist wat ik moest doen en dat nogmaals met mijn dochter afstemde, bevestigde ze dat ik het (nu wel) goed had, en konden we verder op pad. Op het moment dat mijn dochter niet had bevestigd, had ik niet zeker geweten of ik toch wel goed bezig was. Het is als het ware het afsluiten van de afspraak.

Afstemming is essentieel, dan weet iedereen waar hij aan toe is. Als blijkt dat iedereen zijn taak weet, bevestigt u dat dus.

  1. Vergeet niet ook nog even te controleren of de afspraken ook daadwerkelijk nagekomen worden. Mijn dochter hield me goed in de gaten of ik toch niet toevallig bij nummer 35 in plaats van bij 39 wilde bezorgen. Goed van haar!!

Houd dus altijd een oogje in het zeil: staan die pakken kleinere tegels wel bij de badkamer…?

  1. Spreek iemand aan als er iets fout is gegaan, of liever nog: als iets fout dreigt te gaan. Alleen het controleren van de vorige stap is niet voldoende; doe er ook iets mee! Stuur tijdig bij op het moment dat dat toch nodig blijkt te zijn. Als mijn dochter zou merken dat ik toch nog een adresje vergeet zou ze dat heus even aan me weten. Zij wilde immers geen klacht aan haar broek…

Dus ziet u toch tussen de grote tegels een pak kleinere tegels bij de keuken staan, spreek Jantje en ook Pietje daar even op aan! Voorkomen is immers beter (en vaker veel goedkoper) dan genezen….

  1. Extra tip: samenwerken hoeft niet per se alleen te gaan over een leidinggevende met zijn medewerker(s). Ook medewerkers onderling kunnen afspraken maken, elkaar controleren en als het minder gaat elkaar aanspreken!!! Stimuleer dat vooral!

 

Op deze manier wordt het samenwerken vormgegeven, met als uiteindelijk resultaat (voor ons, en wellicht ook voor u): blije klanten, geen klachten… Dat is waar we het voor doen, nietwaar?

 

En mijn dochter? Die heeft toen in de Kerstperiode flinke fooien mogen ontvangen van tevreden klanten. Zelfs werd ze een keer midden in het jaar opgewacht door een klant; speciaal vroeger uit bed gekomen om haar een tientje in haar handen te drukken, ‘want ik vind dat je het goed doet’. Kijk, dáár werd mijn dochter nou blij van!

 

Herkent u de 7 stappen? Ik ben benieuwd naar uw reactie.

Tags: , , ,

Comments (No Responses )

No comments yet.

Geef een reactie

De-TEAM-ENGINEER © All Rights Reserved.2018
Lees ons privacy-statement
Developed by Templatation